Mô tả công việc của Trưởng phòng Văn phòng

Thư viện kỹ thuật miễn phí

HƯỚNG DẪN CÔNG VIỆC
Thư viện miễn phí / An toàn và sức khỏe nghề nghiệp / Mô tả công việc

Mô tả công việc của trưởng phòng hành chính. Tài liệu đầy đủ

An toàn và sức khỏe nghề nghiệp

An toàn và sức khỏe nghề nghiệp / Mô tả công việc

Bình luận bài viết

I. Những quy định chung

Người quản lý văn phòng thuộc loại chuyên gia của Công ty, có nhiệm vụ chính là hỗ trợ tổ chức và tài liệu cho hoạt động quản lý.
Người quản lý văn phòng được bổ nhiệm vào vị trí này và cách chức theo lệnh của Tổng Giám đốc Công ty.
Trưởng phòng báo cáo trực tiếp cho Tổng Giám đốc.
Người quản lý văn phòng là cấp dưới của người quản lý dọn phòng, lái xe, chuyển phát nhanh và người dọn dẹp.
Trưởng phòng nhân sự tiến hành quản lý hồ sơ nhân sự trong thời gian trưởng phòng nhân sự tạm thời vắng mặt (ốm đau, nghỉ phép).
Trong thời gian vắng mặt tạm thời (ốm đau, nghỉ phép), trưởng phòng nhân sự thay thế trưởng phòng.
Người quản lý văn phòng được hướng dẫn trong các hoạt động của mình bởi:

các hành vi lập pháp của Ukraine;
Các Điều khoản của Hiệp hội Công ty;
Quy định về thời gian làm việc nội bộ;
Quy chế các phòng ban của Công ty;
lệnh quản lý;
tài liệu quy định và phương pháp luận cho việc tổ chức công việc văn phòng;
Mô tả công việc này.

Những người có trình độ cao đẳng hoặc trung cấp chuyên ngành và có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí tương tự, có hiểu biết về công việc văn phòng, thiết bị văn phòng (fax, photocopy, scanner, máy in), chương trình Microsoft Office, văn hóa làm việc và kinh doanh. được bổ nhiệm vào vị trí quản lý đạo đức văn phòng.
Người quản lý văn phòng nên biết:

cơ cấu tổ chức và nhân viên của Công ty;
các quy định, trình tự, quy trình nội bộ của Công ty;
chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty;
trách nhiệm chức năng của nhân viên bộ phận hành chính Công ty;
trách nhiệm và quyền chức năng của họ;
hành động của họ trong các tình huống khẩn cấp và khẩn cấp.

II. Trách nhiệm công việc

Thực hiện các chức năng của Thư ký Công ty:
Hỗ trợ tài liệu cho quản lý:

chấp nhận các văn bản, bản trình bày cá nhân của Tổng Giám đốc Công ty;
đóng dấu chính thức trên hợp đồng, đơn đặt hàng;
làm việc theo mệnh lệnh, hướng dẫn: chuẩn bị dự án, thực hiện, ký kết, phê duyệt, làm quen với nhân viên Công ty, đăng ký, kế toán, lưu trữ, lưu trữ hồ sơ;
làm việc với thư từ đến (thư, fax): tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao cho người nhận, kế toán, lưu trữ;
tổ chức tiếp nhận thư từ theo địa chỉ hợp pháp, bưu điện và thực tế;
làm việc với thư từ gửi đi (thư, fax): đăng ký, truyền tải, kế toán, lưu trữ; chuẩn bị các văn bản của Tổng Giám đốc và các cấp phó; gửi thư khẩn cấp;
duy trì và lập biên bản các cuộc họp, cuộc họp;
đăng ký giấy ủy quyền nhận thư từ, bưu kiện và tài sản vật chất khác;
thay mặt Tổng Giám đốc và các Giám đốc bộ phận thực hiện công việc sao chép, sao chép;
thay mặt Tổng Giám đốc và các giám đốc bộ phận chuẩn bị dự thảo các công văn, yêu cầu và các tài liệu khác liên quan đến hoạt động của toàn Công ty;
thay mặt Tổng Giám đốc in ấn các văn bản, nhập thông tin vào ngân hàng dữ liệu;
biên soạn hồ sơ theo danh pháp đã được phê duyệt, bảo đảm an toàn và đưa vào lưu trữ.

Nhận các cuộc gọi điện thoại và, nếu cần thiết, chuyển chúng cho nhân viên mà họ dự định. Ghi lại các thông tin nhận được qua điện thoại của Tổng Giám đốc khi Tổng Giám đốc vắng mặt và thông báo cho Tổng Giám đốc về nội dung đó.
Chuẩn bị các cuộc họp, cuộc họp do Tổng Giám đốc tổ chức (thông báo cho người tham dự thời gian, địa điểm họp, chương trình họp).
Tổ chức các cuộc họp tiếp đón khách tham quan của Công ty.
Đặt vé máy bay, đường sắt, đặt phòng khách sạn.
Đảm bảo hoạt động của văn phòng:

đặt mua nước khi cần thiết;
đặt hàng văn phòng phẩm hàng quý;
đăng ký tạp chí định kỳ;
đăng ký đơn xin thanh toán tiền thuê mặt bằng, tiền điện nước của chủ nhà;
tổ chức và kiểm soát việc tuân thủ của nhân viên Công ty với các hướng dẫn an toàn và giờ hoạt động do ban quản lý công ty cho thuê thiết lập.

Điều phối và kiểm soát công việc của:

lái xe (tiếp nhận đơn xin cấp xe và xây dựng lịch trình sử dụng xe của Công ty);
người đưa thư;
các cô dọn dẹp.

Người quản lý văn phòng, với tư cách là thành viên của lực lượng lao động, có nghĩa vụ:

tận tâm hoàn thành tốt nhiệm vụ công việc, chấp hành kỷ luật lao động, thực hiện kịp thời, chính xác mệnh lệnh của cấp quản lý và người giám sát trực tiếp, sử dụng toàn bộ thời gian làm việc để làm việc có hiệu quả;
thực hiện các nhiệm vụ, hướng dẫn sản xuất một cách hiệu quả và đúng thời hạn;
duy trì sự sạch sẽ và trật tự tại nơi làm việc, văn phòng và các cơ sở khác của bạn, tuân thủ quy trình đã thiết lập để lưu trữ tài liệu và tài sản vật chất;
sử dụng hiệu quả máy tính cá nhân, thiết bị văn phòng và các trang thiết bị khác, sử dụng tiết kiệm, hợp lý nguyên vật liệu, năng lượng và các nguồn vật chất khác;
tuân thủ các quy phạm, nội quy, hướng dẫn về bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp, an toàn phòng cháy chữa cháy;
không được sử dụng cho các bài phát biểu và ấn phẩm trên các phương tiện truyền thông, thông tin nhận được nhờ chức vụ chính thức, được các tài liệu đặc biệt của công ty xác định là bí mật thương mại (chính thức), việc phổ biến thông tin này có thể gây tổn hại cho công ty hoặc nhân viên của công ty.

III. Quyền lợi

Người quản lý văn phòng có quyền:

Nhận thông tin, bao gồm cả thông tin bí mật, trong phạm vi cần thiết để giải quyết các nhiệm vụ được giao.
Yêu cầu người thực hiện hoàn thiện các tài liệu được chuẩn bị trái với các quy định đã được thiết lập để chuẩn bị và thực hiện.
Phê duyệt các văn bản hoạt động quản lý trong phạm vi thẩm quyền của mình.
Gửi đề xuất lên ban quản lý để cải thiện công việc của họ và công việc của Công ty.
Yêu cầu ban quản lý tạo điều kiện bình thường để thực hiện nhiệm vụ chính thức và đảm bảo an toàn cho tất cả các tài liệu được tạo ra do hoạt động của Công ty.
Đưa ra quyết định trong khả năng của bạn.
Áp dụng các hình thức khuyến khích và xử phạt đối với nhân viên trực thuộc Giám đốc văn phòng sau khi thống nhất với Tổng Giám đốc.

IV. Một trách nhiệm

Người quản lý văn phòng có trách nhiệm:

Không thực hiện và/hoặc thực hiện công vụ một cách cẩu thả, không rõ ràng, không kịp thời.
Những thiếu sót dẫn đến thiệt hại vật chất cho Công ty và/hoặc làm hỏng hình ảnh của Công ty.
Bảo mật tài liệu, tiết lộ thông tin được phân loại là “Bí mật” hoặc “KT”.
Bỏ qua các quyền được quy định trong các hướng dẫn này.
Vi phạm nội quy lao động, sản xuất và kỷ luật lao động.

Chúng tôi giới thiệu các bài viết thú vị razdela Mô tả công việc:

▪ Nhân viên pha chế cao cấp. Mô tả công việc

▪ Bác sĩ trưởng khoa (phòng) chẩn đoán chức năng. Mô tả công việc

▪ Thợ nề. Mô tả công việc

Xem các bài viết khác razdela Mô tả công việc.

Đọc và viết hữu ích bình luận về bài viết này.

<< Quay lại

Tin tức khoa học công nghệ, điện tử mới nhất:

Da nhân tạo để mô phỏng cảm ứng 15.04.2024

Trong thế giới công nghệ hiện đại, nơi khoảng cách ngày càng trở nên phổ biến, việc duy trì sự kết nối và cảm giác gần gũi là điều quan trọng. Những phát triển gần đây về da nhân tạo của các nhà khoa học Đức từ Đại học Saarland đại diện cho một kỷ nguyên mới trong tương tác ảo. Các nhà nghiên cứu Đức từ Đại học Saarland đã phát triển những tấm màng siêu mỏng có thể truyền cảm giác chạm vào từ xa. Công nghệ tiên tiến này mang đến những cơ hội mới cho giao tiếp ảo, đặc biệt đối với những người đang ở xa người thân. Các màng siêu mỏng do các nhà nghiên cứu phát triển, chỉ dày 50 micromet, có thể được tích hợp vào vật liệu dệt và được mặc như lớp da thứ hai. Những tấm phim này hoạt động như những cảm biến nhận biết tín hiệu xúc giác từ bố hoặc mẹ và đóng vai trò là cơ cấu truyền động truyền những chuyển động này đến em bé. Việc cha mẹ chạm vào vải sẽ kích hoạt các cảm biến phản ứng với áp lực và làm biến dạng màng siêu mỏng. Cái này ... >>

Cát vệ sinh cho mèo Petgugu Global 15.04.2024

Chăm sóc thú cưng thường có thể là một thách thức, đặc biệt là khi bạn phải giữ nhà cửa sạch sẽ. Một giải pháp thú vị mới từ công ty khởi nghiệp Petgugu Global đã được trình bày, giải pháp này sẽ giúp cuộc sống của những người nuôi mèo trở nên dễ dàng hơn và giúp họ giữ cho ngôi nhà của mình hoàn toàn sạch sẽ và ngăn nắp. Startup Petgugu Global đã trình làng một loại bồn cầu độc đáo dành cho mèo có thể tự động xả phân, giữ cho ngôi nhà của bạn luôn sạch sẽ và trong lành. Thiết bị cải tiến này được trang bị nhiều cảm biến thông minh khác nhau để theo dõi hoạt động đi vệ sinh của thú cưng và kích hoạt để tự động làm sạch sau khi sử dụng. Thiết bị kết nối với hệ thống thoát nước và đảm bảo loại bỏ chất thải hiệu quả mà không cần sự can thiệp của chủ sở hữu. Ngoài ra, bồn cầu có dung lượng lưu trữ lớn có thể xả nước, lý tưởng cho các hộ gia đình có nhiều mèo. Bát vệ sinh cho mèo Petgugu được thiết kế để sử dụng với chất độn chuồng hòa tan trong nước và cung cấp nhiều lựa chọn bổ sung. ... >>

Sự hấp dẫn của những người đàn ông biết quan tâm 14.04.2024

Định kiến phụ nữ thích “trai hư” đã phổ biến từ lâu. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây được thực hiện bởi các nhà khoa học Anh từ Đại học Monash đã đưa ra một góc nhìn mới về vấn đề này. Họ xem xét cách phụ nữ phản ứng trước trách nhiệm tinh thần và sự sẵn sàng giúp đỡ người khác của nam giới. Những phát hiện của nghiên cứu có thể thay đổi sự hiểu biết của chúng ta về điều gì khiến đàn ông hấp dẫn phụ nữ. Một nghiên cứu được thực hiện bởi các nhà khoa học từ Đại học Monash dẫn đến những phát hiện mới về sức hấp dẫn của đàn ông đối với phụ nữ. Trong thí nghiệm, phụ nữ được cho xem những bức ảnh của đàn ông với những câu chuyện ngắn gọn về hành vi của họ trong nhiều tình huống khác nhau, bao gồm cả phản ứng của họ khi gặp một người đàn ông vô gia cư. Một số người đàn ông phớt lờ người đàn ông vô gia cư, trong khi những người khác giúp đỡ anh ta, chẳng hạn như mua đồ ăn cho anh ta. Một nghiên cứu cho thấy những người đàn ông thể hiện sự đồng cảm và tử tế sẽ hấp dẫn phụ nữ hơn so với những người đàn ông thể hiện sự đồng cảm và tử tế. ... >>

Tin tức ngẫu nhiên từ Kho lưu trữ

Bộ nhớ máy tính giúp ích cho con người 22.12.2014

Để ghi nhớ điều gì đó mới tốt hơn, hãy thử giảm tải bộ nhớ của bạn bằng cách đưa thông tin cũ từ não vào máy tính.

Bằng cách lưu trữ thông tin trên ổ cứng máy tính hoặc trên "ổ đĩa flash", tốt hơn chúng ta nên nhớ phần thông tin tiếp theo - đây là kết luận được đưa ra trong công trình nghiên cứu của Benjamin C. Storm và Sean M. Stone từ Đại học California tại Santa Cruz (Mỹ).

Hai mươi sinh viên đã tham gia vào các thí nghiệm của các nhà tâm lý học, họ phải nghiên cứu hai tệp PDF để nhớ càng nhiều càng tốt những gì được viết trong đó. Mỗi tệp có một danh sách các danh từ và danh sách đầu tiên được đóng ngay sau khi đọc. Đồng thời, một số được yêu cầu chỉ cần đóng nó, trong khi những người khác được yêu cầu lưu nó vào một nơi nhất định trên máy tính. Tập tin thứ hai được đọc trong cùng một khoảng thời gian với tập tin đầu tiên, nhưng sau khi những người tham gia thí nghiệm phải nói ngay xem họ nhớ được bao nhiêu từ trong tập tin đó. Và chỉ sau đó họ mới được kiểm tra danh sách đầu tiên - danh sách mà họ đã đóng lại sau khi đọc và chuyển sang danh sách thứ hai.

Hóa ra hầu hết các từ trong danh sách thứ hai đều được ghi nhớ nếu danh sách đầu tiên không chỉ được đóng lại mà còn được lưu đặc biệt trên ổ cứng. Có nghĩa là, trong trí nhớ của một người, dường như có nhiều không gian hơn được giải phóng cho một phần từ mới, bởi vì anh ta đã lưu những từ trước đó trên “phương tiện bên ngoài”. Kết quả đã được xác nhận trong một thí nghiệm tương tự khác với số lượng tình nguyện viên nhiều gấp đôi. Tuy nhiên, lần này có một số sắc thái. Vì vậy, nếu học sinh được thông báo rằng danh sách đã lưu không quá quan trọng, tất nhiên, nó cần phải được lưu, nhưng nếu nó đột nhiên không có sẵn thì không sao, vậy thì trong trường hợp này, họ đã ghi nhớ danh sách thứ hai mà không có bất kỳ lợi ích nào. , như thể danh sách đầu tiên họ vừa đóng mà không lưu.

Trong các công trình trước đây về sự tương tác giữa bộ nhớ máy tính và bộ nhớ sống, người ta nói rằng khi chúng ta lưu trữ thông tin trong máy tính, chúng ta sẽ khó nhớ hơn. Bộ nhớ thần kinh dài hạn với thông tin cũ trở nên không thể truy cập được - bởi vì chúng ta biết rằng chúng ta đã "sao chép" chúng vào ổ cứng. Tuy nhiên, hóa ra, ở đây cũng có một mặt tích cực: đồng thời, chúng ta giải phóng nguồn lực nhận thức và tâm lý cho một điều gì đó mới mẻ.

Mặc dù các nhà tâm lý học chỉ sử dụng bộ nhớ máy tính trong các thí nghiệm, nhưng có thể hiệu ứng tương tự cũng xảy ra nếu chúng ta viết điều gì đó ra một tờ giấy. Tuy nhiên, điều này có đúng hay không, liệu loại "chất mang bên ngoài" có đóng vai trò gì hay không chỉ có thể được làm rõ sau các thí nghiệm bổ sung - cũng như cơ chế thần kinh nằm bên dưới hiện tượng được mô tả.

Tin tức thú vị khác:

▪ Sông băng đang tan chảy trên Everest

▪ Máy bay chở khách không có cửa sổ

▪ Cảm biến UV kỹ thuật số nhà ở đơn

▪ Thiên hà của chúng ta sẽ được khâu bởi một đám mây có lá chắn từ trường

▪ Hệ thống chip đơn 8 lõi từ Allwinner

Nguồn cấp tin tức khoa học và công nghệ, điện tử mới

Tài liệu thú vị của Thư viện kỹ thuật miễn phí:

▪ phần trang web Các chỉ số, cảm biến, máy dò. Lựa chọn bài viết

▪ Bài viết Solo. câu cách ngôn nổi tiếng

▪ bài viết Marathon là gì? đáp án chi tiết

▪ bài báo Thành phần chức năng của TV Contec. Danh mục

▪ bài viết Hướng dẫn cài đặt mạng cục bộ. Bách khoa toàn thư về điện tử vô tuyến và kỹ thuật điện

▪ bài Đường dây tải điện trên không có điện áp đến 1 kV. Lời nói đầu. Bách khoa toàn thư về điện tử vô tuyến và kỹ thuật điện

Để lại bình luận của bạn về bài viết này:

Tất cả các ngôn ngữ của trang này

Trang chủ | Thư viện | bài viết | Sơ đồ trang web | Đánh giá trang web